ПНСТ 299-2018 Оценка соответствия. Рекомендации по содержанию Руководства по качеству органа инспекции

ПНСТ 299-2018

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Оценка соответствия

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОДЕРЖАНИЮ РУКОВОДСТВА ПО КАЧЕСТВУ ОРГАНА ИНСПЕКЦИИ

Conformity assessment. Recommendations for quality manual content of inspection body

ОКС 03.120.10

03.120.20

Срок действия с 2019-06-01

до 2020-06-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием "Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации оборонной продукции и технологий" (ФГУП "Рособоронстандарт")

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 079 "Оценка соответствия"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 23 августа 2018 г. N 36-пнст

Правила применения настоящего стандарта и проведения его мониторинга установлены в ГОСТ Р 1.16-2011 (разделы 5 и 6).

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии собирает сведения о практическом применении настоящего стандарта. Данные сведения, а также замечания и предложения по содержанию стандарта можно направить не позднее чем за 4 мес до истечения срока его действия разработчику настоящего стандарта по адресу: 119421 Москва, ул.Новаторов, д.40 ФГУП "Рособоронстандарт" и/или в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии по адресу: 109074 Москва, Китайгородский проезд, д.7, стр.1.

В случае отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты" и также будет размещена на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет ()

Введение

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют Критерии аккредитации [1], содержащие в том числе требования к системе менеджмента качества органов инспекции. Критерии аккредитации [1] установлены на основании положений международных стандартов в области аккредитации, в том числе на основе ИСО/МЭК 17020 "Оценка соответствия. Требования к работе различных типов органов инспекции", и содержат требования, отражающие особенности национального законодательства.

Рекомендации, изложенные в настоящем предварительном стандарте, основаны на требованиях Критериев аккредитации [1] и не противоречат им.

Рекомендации, изложенные в настоящем предварительном стандарте, представляют один из возможных вариантов описания системы менеджмента в рамках Руководства по качеству органов инспекции. Орган инспекции вправе самостоятельно выбирать способ изложения всей необходимой информации, описывающей его деятельность в соответствии с ИСО/МЭК 17020 и Критериями аккредитации [1].

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (приложение А) термины "документированная процедура", "записи" заменены на термин "документированная информация". В то же время ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (приложение А) не запрещает пользователю применять в рамках своей деятельности термины, установленные ранними версиями документа.

В настоящем стандарте в целях обозначения разработанной, документально оформленной, внедренной и поддерживаемой процедуры применяется термин "документированная процедура".

1 Область применения

Настоящий стандарт содержит общие рекомендации по содержанию и оформлению Руководства по качеству (далее - РК) органов инспекции, имеющих намерение пройти процедуру аккредитации в рамках Национальной системы аккредитации.

Настоящий стандарт предназначен для применения любыми категориями органов инспекции и иными заинтересованными лицами.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ ISO/IEC 17000 Оценка соответствия. Словарь и общие принципы

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17020-2012 Оценка соответствия. Требования к работе различных типов органов инспекции

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ ISO/IEC 17000, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

4 Общие положения

4.1 Орган инспекции должен разработать, внедрить и поддерживать систему менеджмента качества в соответствии с областью своей деятельности. Органу инспекции следует документально оформить политику в области качества, системы, программы, процедуры и инструкции в объеме, необходимом для обеспечения качества выполняемых работ.

В рамках настоящего стандарта РК рассматривается как основополагающий документ системы менеджмента органа инспекции, главным назначением которого является описание системы менеджмента качества, процедур выполнения установленных требований в соответствии с заявленной областью деятельности.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО/МЭК 17020 органы инспекции делятся на категории A, B и C.

В целях удобства пользования настоящим стандартом сведения о принадлежности органа инспекции к отдельной категории, подготовленные на основе ГОСТ Р ИСО/МЭК 17020-2012 (пункт 4.1.6), приведены в таблице 1.

Таблица 1

Требования к независимости органа инспекции применительно к его категории приведены в ГОСТ Р ИСО/МЭК 17020-2012 (приложение А). Органу инспекции необходимо учитывать данные требования и отразить механизм их выполнения в содержании РК.

Независимо от намерения пройти процедуру аккредитации, в рамках настоящего стандарта органу инспекции рекомендуется использовать в качестве основы для определения содержания РК требования Критериев аккредитации [1] и ГОСТ Р ИСО/МЭК 17020.

4.2 Орган инспекции может самостоятельно определять общую структуру, а также последовательность изложения информации в РК. Содержание РК, как правило, устанавливается в зависимости от организационной структуры органа инспекции, а также области его деятельности.

В случае его наличия РК должно:

- содержать описание системы менеджмента качества;

- быть скреплено печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (при наличии);

- иметь индивидуальный шифр, если это предусмотрено документированной процедурой.

РК может быть оформлено в виде единого документа или в виде совокупности взаимосвязанных документов, включающих в том числе документированные процедуры, порядки и инструкции.

5 Рекомендации по оформлению Руководства по качеству

РК может быть оформлено на бумажном и/или электронном носителе.

Важным элементом в системе управления документами системы менеджмента качества является обеспечение их целостности. Для документов на бумажном носителе возможно использование брошюрования, прошивки документа с наклейкой на оборотной стороне, заверенной подписью лица, утвердившего документ, и оттиском печати. Для электронных документов орган инспекции должен использовать средства, предусмотренные используемой электронной системой документооборота, или электронно-цифровую подпись.

При оформлении РК в электронном виде предусматривают резервное копирование документа. По требованию заказчика или государственных контрольных органов предусматривают распечатку всего документа или его части на бумажный носитель. РК оформляется на листах белой бумаги формата А4 (210

297 мм) на русском языке с использованием электронных печатающих устройств.

5.1 РК должно иметь титульный лист, на котором рекомендуется размещать следующую информацию:

- наименование организации, в которую входит орган инспекции (при наличии);

- наименование органа инспекции;

- гриф "УТВЕРЖДЕНО" с обозначением должности, места подписи, фамилии и инициалов руководителя организации, в которую входит орган инспекции, места простановки печати организации (при наличии), номера и даты приказа об утверждении РК (при наличии), даты подписания РК;

- гриф "СОГЛАСОВАНО" с обозначением должности, места подписи, фамилии и инициалов руководителя органа по сертификации, даты подписания (согласования) РК;

- наименование и шифр документа (при его наличии);

- сведения о последней редакции документа.

Если орган инспекции является частью организации, РК согласовывает руководитель органа инспекции и утверждает руководитель организации или при наличии многоуровневой системы подчиненности в организации или отдаленности органа инспекции - руководитель подразделения организации, которому непосредственно подчиняется орган инспекции.

Если орган инспекции является самостоятельной организацией, РК утверждает руководитель органа инспекции.

Форма титульного листа РК приведена в приложении А. В соответствии с порядком, установленным в соответствующей документированной процедуре (порядке, инструкции), орган инспекции может указать на титульном листе дополнительную информацию (согласование с техническим директором, менеджером по качеству, другими подразделениями, разработчиками документа и т.д.).

5.2 Все последующие листы РК имеют колонтитул, на котором рекомендуется разместить следующую информацию:

- наименование организации, в которую входит орган инспекции (при наличии);

- наименование органа инспекции;

- наименование и шифр документа (при его наличии);

- указание на представленную редакцию документа;

- общее количество страниц и текущую страницу.

5.3 Порядок внесения изменений в РК в зависимости от объема текста устанавливается органом инспекции в соответствующей документированной процедуре по управлению документацией и производится следующими возможными способами:

- выпуском изменения в виде приложения к документу (информация об изменении заносится в лист регистрации изменений);

- заменой листов либо зачеркиванием текста и написанием внесенного изменения в лист регистрации изменений. В случае внесения изменения путем замены листа на замененных листах подлинника делается запись о замене и они подлежат хранению в течение установленного срока;

- иным способом, установленным в организации при управлении документацией.

Пример - Заменен. Изменение N 1 от 1 января 2017 г. Исполнитель: Иванова И.И.

Примечание - При замене текста более половины страницы заменяется вся страница. При замене более половины раздела заменяется весь раздел. При возрастании объема текста после внесения изменения цифровой индекс страницы сохраняется, но дополняется буквенным индексом (например, 3а). Каждое изменение оформляется в соответствии с установленной документированной процедурой и вносится в лист регистрации изменений.

Объем изменений текста РК не должен превышать 50% от объема документа. В случае его превышения РК необходимо переиздать с учетом предполагаемого изменения.

При выпуске нового издания документа с изменениями в тексте данные изменения должны быть обозначены после каждого измененного или нового раздела, подраздела, пункта, подпункта, приложения, а в скобках приводят выделенную полужирным шрифтом информацию о внесенном изменении (изменениях) с указанием его номера.

Пример - 4.2 (Измененная редакция. Изм. N 3); 2.6 (Исключен. Изм. N 1); 8.7 (Введен дополнительно. Изм. N 2).

6 Рекомендации по содержанию Руководства по качеству

В настоящем разделе приведены рекомендации по содержанию РК органа инспекции, в том числе по определению соответствующих разделов РК. Рекомендации по изложению раздела "Описание системы менеджмента качества" (см. 6.8) РК подготовлены на основании требований пункта 31 раздела II Критериев аккредитации [1].

6.1 РК может содержать в том числе:

- вводную часть, содержащую общую информацию об органе инспекции, системе менеджмента качества, а также о нормативных и технических документах, используемых при разработке РК;

- основную часть, описывающую систему менеджмента качества, а также механизмы реализации установленных требований, включая ссылки на соответствующие документированные процедуры, порядки и инструкции;

- приложения.

В целях удобства пользования и сокращения объема РК документированные процедуры целесообразно оформлять в виде отдельных документов с указанием ссылок на них в соответствующих разделах РК.

Перечень различных документированных процедур РК органа инспекции приведен в приложении Б.

6.2 В РК могут быть включены, не ограничиваясь этим, следующие элементы и разделы:

- титульный лист (см. 5.1);

- содержание (см. 6.3);

- общие положения (см. 6.4);

- область применения (см. 6.5);

- нормативные ссылки (см. 6.6);

- термины, определения и сокращения (см. 6.7);

- описание системы менеджмента качества (см. 6.8).

В структуру РК также могут быть включены, не ограничиваясь этим:

- приложения (см. 6.9);

- лист регистрации изменений (см. 6.10);

- лист ознакомления (см. 6.11).

6.3 Для удобства пользования документом в РК также возможно включить элемент "Содержание". В элементе "Содержание" указывают порядковые номера и заголовки разделов (при необходимости - подразделов) данного РК, обозначения и заголовки его приложений.

В элементе "Содержание" рекомендуется приводить наименования разделов (подразделов), описывающих систему менеджмента качества и механизмы реализации установленных требований, в соответствии с обозначением и хронологией пунктов 31.1-31.13 раздела II Критериев аккредитации [1].

6.4 Раздел "Общие положения" рекомендуется приводить в ознакомительных целях для отражения общей информации об органе инспекции и области его деятельности.

Примечание - Раздел "Общие положения" может также называться "Введение" или "Предисловие".

В разделе "Общие положения" рекомендуется указать следующие общие сведения об органе инспекции:

- юридический адрес и фактические адреса осуществления деятельности;

- область деятельности органа инспекции;

- категорию органа инспекции;

- общую информацию о системе менеджмента качества.

6.5 В разделе "Область применения" рекомендуется указать область применения системы менеджмента качества органа инспекции и назначение РК.

Рекомендуется установить обязательство ознакомления работников органа инспекции с РК, гарантии выполнения установленных требований, сведения о периодичности пересмотра, а также ответственность за внедрение и контроль исполнения документа.

Примеры

1 Все работники органа инспекции, задействованные в реализации процессов СМК, ознакомлены с настоящим РК и следуют ему в своей работе.

2 РК пересматривается не реже...

3 Ответственность за внедрение РК несет...

Также в данном разделе рекомендуется установить обязательство соблюдения установленных требований на всех местах осуществления деятельности органа инспекции.

6.6 Раздел "Нормативные ссылки" может содержать, не ограничиваясь этим, перечень нормативных и правовых актов, нормативных и технических документов в области менеджмента качества, используемых при разработке РК, а также перечень документированных процедур, входящих в РК в виде текста или ссылок. Перечень документированных процедур может также быть приведен в приложении к РК.

Примечание - В разделе "Нормативные ссылки" рекомендуется привести соответствующую законодательную базу в области аккредитации.

6.7 Раздел "Термины, определения и сокращения" рекомендуется приводить в целях обеспечения взаимопонимания между различными пользователями РК.

Термины рекомендуется излагать кратко, а дополнительные пояснения приводить в примечаниях. Если в РК необходимо использовать значительное количество обозначений или сокращений, то их выносят в специальный подраздел сокращений.

Пример - ОИ - орган инспекции.

В разделе "Термины, определения и сокращения" также возможно приводить ссылки на действующие нормативные, правовые и технические документы, содержащие термины и их определения, используемые в РК.

6.8 Раздел "Описание системы менеджмента качества" является основным информационным источником, подтверждающим соблюдение органом инспекции всех установленных требований.

В раздел "Описание системы менеджмента качества" рекомендуется включать, не ограничиваясь этим, следующие подразделы:

- политика в области качества органа инспекции;

- внутренняя организация деятельности органа инспекции;

- независимость и беспристрастность органа инспекции;

- конфиденциальность информации;

- компетентность и ответственность работников органа инспекции;

- управление документацией органа инспекции;

- размещение и актуализация информации на сайте органа инспекции;

- заключение субподрядов;

- методы и процедуры выполнения работ по оценке соответствия;

- использование оборудования для осуществления инспекционной деятельности;

- внутренний контроль (аудит);

- корректирующие и предупреждающие действия (мероприятия).

Орган инспекции вправе самостоятельно устанавливать порядок расположения и содержание указанных подразделов, а также формулировать их наименования. Наименование подраздела должно отражать содержащуюся в нем информацию.

Информация, подтверждающая соответствие органа инспекции установленным требованиям, может иметь различный характер, в зависимости от вида деятельности, его организационной структуры и др.

6.9 Приложения к РК приводят по мере необходимости для разъяснения и уточнения его отдельных положений.

Примечание - В разделе "Приложения" могут быть приведены организационная структура органа инспекции, список документированных процедур, формы рабочих журналов и другая информация. Рекомендуется выносить в данный раздел рисунки, графический, табличный материал, схемы и т.п.

В данном разделе также целесообразно привести таблицу соответствия РК пунктам Критериев аккредитации [1].

6.10 При необходимости внесения изменений в РК должен быть проведен анализ взаимосвязанных документов системы менеджмента качества для внесения в них изменений. Каждое изменение в РК фиксируется в листе регистрации изменений, который заполняется с указанием даты внесения изменения, должности, фамилии, имени, отчества и подписи работника, внесшего изменение.

Лист регистрации изменений является неотъемлемой частью РК.

Форма листа регистрации изменений к РК приведена в приложении В.

Примечание - Внесение изменений в РК проводится, не ограничиваясь этим, в соответствии с:

- изменениями в законодательных, нормативных и правовых актах и т.д.;

- изменениями в организационной структуре органа инспекции;

- изменениями в содержании, масштабах и характере деятельности органа инспекции;

- замечаниями контрольных и надзорных органов и предложениями работников органа инспекции;

- результатами внутреннего и внешнего аудита;

- результатами анализа со стороны руководства;

- жалобами (претензиями), апелляциями клиентов;

- проведением корректирующих и предупреждающих действий (мероприятий).

6.11 Лист ознакомления оформляется в произвольной форме на бумажном носителе формата А4.

Лист ознакомления подписывается работниками органа инспекции и содержит следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество (при наличии);

- должность;

- подпись;

- дату подписания листа ознакомления.

Форма листа ознакомления приведена в приложении Г.

Орган инспекции вправе проводить ознакомление своих работников с документами системы менеджмента качества различными методами (например, ведение журналов, роспись об ознакомлении в приказе или распоряжении, которым утвержден документ, и т.д.).

Приложение А

(справочное)

Форма титульного листа Руководства по качеству

Приложение Б

(справочное)

Перечень различных документированных процедур

Б.1 При документировании системы менеджмента качества орган инспекции может определить любое число и состав документов, необходимых для демонстрации результативного планирования, функционирования, управления и постоянного улучшения системы менеджмента качества и ее процессов. Характер и степень документирования системы менеджмента качества зависят от особенностей организационной структуры и области деятельности органа инспекции.

Структура и формат документированных процедур (на бумажном или электронном носителе) могут быть представлены в виде текстов, схем, карт процессов, таблиц, их комбинации или в другой приемлемой форме в зависимости от потребностей органа инспекции.

Документированная процедура должна содержать необходимую информацию и иметь уникальную идентификацию для обеспечения прослеживаемости. Наименование должно четко идентифицировать документированную процедуру.

Документированные процедуры, инструкции и т.д. могут входить в РК или являться отдельными документами. При этом ссылки на документированные процедуры и их перечень следует отразить в РК.

Б.2 В перечень документированных процедур рекомендуется включать, не ограничиваясь этим, следующие документированные процедуры:

- "Система менеджмента качества. Обеспечение независимости и беспристрастности";

- "Система менеджмента качества. Процедура инспекции";

- "Система менеджмента качества. Управление записями";

- "Система менеджмента качества. Управление документацией".

Примечание - Орган инспекции вправе выделять отдельные документированные процедуры в части управления документацией (к примеру, ДП СМК "Система менеджмента качества. Ведение архива");

- "Система менеджмента качества. Внутренние аудиты";

- "Система менеджмента качества. Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства";

- "Система менеджмента качества. Корректирующие и предупреждающие действия (мероприятия)";

- "Система менеджмента качества. Управление жалобами и апелляциями".

Примечание - Орган инспекции вправе выделять отдельные документированные процедуры в части управления жалобами и апелляциями (к примеру, ДП СМК "Система менеджмента качества. Порядок рассмотрения жалоб", ДП СМК "Система менеджмента качества. Порядок рассмотрения апелляций");

- "Система менеджмента качества. Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства";

- "Система менеджмента качества. Управление оборудованием";

- "Система менеджмента качества. Управление персоналом";

- "Система менеджмента качества. Порядок работы с государственными стандартными образцами".

Приложение В

(справочное)

Форма листа регистрации изменений к Руководству по качеству

Приложение Г

(рекомендуемое)

Форма листа ознакомления работников органа инспекции с Руководством по качеству

(N редакции)

Библиография