ГОСТ Р ИСО 30300-2015
Группа Т62
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Основные положения и словарь
System of standards for information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary
ОКС 01.140.20
Дата введения 2016-07-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 декабря 2015 г. N 2123-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30300:2011* "Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь" (ISO 30300:2011 "Information and documentation - Management systems for records - Fundamentals and vocabulary", IDT).
________________
* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - .
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5)
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2019 г.
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)
Введение
Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.
Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для высшего руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует применению лучшей деловой практики.
Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами (здесь и далее по тексту - СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:
a) распределением функций и ответственности;
b) процессным подходом;
c) измерением и оценкой;
d) анализом и улучшением.
Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие всем целям организации.
Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и подотчетность.
Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ. ИСО 15489-1, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, являются основными при проектировании, применении, мониторинге и улучшении документных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД, в случае если организации решают применять методологию ССМ.
________________
ИСО 15489-1 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в отношении действий по управлению документами.
Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на рисунке 1.
Настоящие стандарты применяются как руководство по:
a) установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в сфере управления документами, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих документов;
b) определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении документов и политики управления документами, процедур, процессов и систем управления документами;
c) проектированию и внедрению СУД;
d) достижению качественных результатов от применения СУД посредством оценки ее эффективности и функционирования и постоянного совершенствования.
Настоящие стандарты предназначены для:
1) высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;
2) работников, ответственных за внедрение СУД, таких как специалисты по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.
Некоторые элементы настоящего документа могут быть объектом патентных прав. ИСО и Росстандарт не отвечают за указание о наличии таких прав.
Рисунок 1 - Схема: стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, и взаимосвязанные международные стандарты и технические отчеты
1 Область применения
Настоящий национальный стандарт устанавливает цели использования СУД, содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства. Стандарт применим к организации любого типа, которая желает:
a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;
b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;
c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:
1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или
2) подтверждения декларирования сторонней организацией, или
3) сертификации СУД сторонней организацией.
2 Основные положения СУД
2.1 Взаимосвязь СУД и системы управления
Все организации управляют документами, образующимися в процессе их деятельности по достижению поставленных целей.
СУД устанавливает политику, цели и основополагающие требования для управления документами организации и гарантирует, что документные системы соответствуют требованиям организации.
В рамках СУД организации разрабатывают, внедряют и контролируют документные процессы и средства управления ими в целях соответствия политике управления документами, целям и требованиям. Для этого необходимо определить, каким образом документные системы управляют документными процессами и средствами управления ими, а также, каким образом документы взаимодействуют со всеми системами управления в целях их оценки как доказательства результатов.
Документы создаются в рамках каждой системы управления, в том числе в СУД. В свою очередь, документы и способы управления ими являются частью новых видов организационной деятельности, таких как разработка новой продукции или услуг. Документы могут также использоваться для проверки работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности отвечают требованиям организации. Таким образом, СУД устанавливает (или определяет) требования к документам иных систем управления, как и к самим системам.
2.2 Организационная среда
Организация или группа организаций могут использовать все или отдельные элементы стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, в соответствии со сферой деятельности и требованиями ведения этой деятельности, с учетом следующих факторов:
a) размер и сложность организации (организаций) или процессов, в рамках которых требуется управлять документами;
b) степень риска ведения деятельности при применении средств управления документами, не отвечающих установленным требованиям;
c) стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и потенциальных требований заинтересованных сторон в будущем;
d) наличие особых требований или ожиданий заинтересованных сторон.
Стандарты на СУД, подготовленные ИСО ТК 46/ПК 11, могут быть использованы:
1) для одного или более специальных деловых процессов в организации;
2) для всей организации, охватывая все деловые процессы;
3) для нескольких организаций с совместными деловыми процессами, например в пределах сферы деятельности, между торговыми партнерами или в рамках партнерских отношений.
При применении стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, организации необходимо руководствоваться требованиями и нормами национального законодательства, нормативных и методических документов, а также стандартов, которые применяются в соответствующей сфере.
2.3 Потребность в СУД
2.3.1 Цель
Все организации независимо от их структуры, численности и характера деятельности генерируют информацию об осуществлении своих рабочих процессов. Документы как один из видов информационных ресурсов являются частью интеллектуального капитала организации, т.е. входят в ее активы.
Цель внедрения СУД состоит в постоянном управлении документами. Документы используются в процессе принятия решений и осуществлении соответствующей деятельности, а также гарантируют подотчетность имеющимся и возможным заинтересованным сторонам.
Цель внедрения СУД заключается в создании документов и управлении ими систематическим и контролируемым образом для того, чтобы:
a) эффективно осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги;
b) соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам, а также требованиям подотчетности;
c) оптимизировать принятие решений, обеспечить согласованность и непрерывность деятельности организации;
d) способствовать результативной деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций;
e) обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая управление рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств осуществления деятельности организации;
f) защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, а также имеющихся и возможных заинтересованных сторон;
g) поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по развитию;
h) способствовать деятельности организации в сфере продвижения товаров и услуг;
i) сохранять корпоративную и коллективную память и обеспечивать социальную ответственность.
2.3.2 Достоверные, аутентичные и пригодные для использования документы
2.3.2.1 Общие положения
В каждой организации для внедрения СУД определяются политика и цели в области управления документами, адаптированные к сфере деятельности организации. Внедрение СУД гарантирует создание документов, обеспечивающих потребности организации и общества в течение периодов времени (сроков хранения), установленных для документов, и управление ими.
Результатом успешного достижения целей в области документации является создание и управление документами, которые являются достоверными, аутентичными, целостными и пригодными для использования, как описано в 2.3.2.2-2.3.2.5.
2.3.2.2 Достоверность (документов)
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, а также документ, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деятельности при проведении данной операции.
2.3.2.3 Аутентичность
Для обеспечения аутентичности документов организация должна внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры управления созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов. Это обеспечит наличие у авторов документов соответствующих полномочий, а также возможность идентификации и защиты документов от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования или сокрытия.
2.3.2.4 Целостность
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен их проводить. Любые санкционированные изменения документа, добавления или удаления из документа следует четко документировать и контролировать.
2.3.2.5 Пригодность для использования
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении документ должен отражать связь с деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны содержать информацию, необходимую для понимания операций деятельности, в которых эти документы были созданы и использовались. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в более широком контексте - контексте деятельности и функций. Должны быть сохранены связи между документами, фиксирующими последовательность действий.
2.3.3 Создание документных систем
2.3.3.1 Общие положения
Цели СУД достигаются путем создания надежных, защищенных, соответствующих установленным требованиям документных систем и/или систем электронного документооборота. Примеры приведены в 2.3.3.2-2.3.3.6.
2.3.3.2 Надежность
Надежные документные системы:
a) в соответствии с установленными правилами включают все документы в рамках деятельности, охватываемой ими;
b) организуют документы таким образом, чтобы отражать процессы деятельности;
c) защищают документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
d) в соответствии с установленными правилами функционируют в качестве основного источника информации в отношении действий, зафиксированных в документах;
e) обеспечивают при необходимости доступ ко всем документам;
f) фиксируют информацию о поиске, использовании и размещении документов, которыми они управляют;
g) способны непрерывно работать в соответствии с установленными правилами.
Надежные документные системы позволяют непрерывно вести деятельность и управлять рисками.
2.3.3.3 Защищенность (безопасность)
Защищенные документные системы применяют соответствующие средства контроля, которые предотвращают несанкционированные действия (доступ, уничтожение, изменение или перемещение документов). Защищенные документные системы поддерживают подотчетность организации и управление рисками.
2.3.3.4 Соответствие требованиям
Соответствующие требованиям документные системы - это системы, которые могут быть настроены для выполнения всех требований, возникающих в процессе осуществления текущей деятельности, ожиданий заинтересованных сторон и требований нормативной среды, в рамках которой организация осуществляет свою деятельность.
Системы могут быть проверены на их соответствие установленным требованиям в целях сохранения и улучшения СУД. Документные системы, которые соответствуют определенным требованиям, обеспечивают подотчетность организации, надлежащее управление ею и управление рисками.
2.3.3.5 Комплексность
Комплексные документные системы управляют документами, создающимися в результате осуществления всех видов деятельности организации, группы организаций или подразделений организации, в которых они используются. Комплексные документные системы обеспечивают результативность и эффективность ведения деятельности.
2.3.3.6 Системность
Процессы создания и управления документами в процессе проектирования и функционирования документных систем систематизируются в соответствии с политикой, распределением ответственности и официально принятой методологией. Это позволяет вести деятельность результативно и управлять рисками.
2.4 Принципы применения СУД
2.4.1 Общие положения
Успешное внедрение СУД основано на принципах, изложенных в 2.4.2-2.4.8.
2.4.2 Ориентация на потребителя и иные заинтересованные стороны
В рамках СУД устанавливаются требования к документным системам, позволяющие удовлетворять текущие и будущие потребности организации и иных заинтересованных сторон.
2.4.3 Руководство и подотчетность
Руководители организации устанавливают цель, направление и действующие нормы корпоративной культуры, создают условия, в которых сотрудники стремятся к применению лучших практик управления документами для достижения организацией своих целей и требований подотчетности.
2.4.4 Принятие решений на основе достоверной информации
Применение СУД позволяет создавать, вводить в систему и управлять информационными активами организации в форме достоверных и аутентичных документов для обеспечения процесса принятия в организации решений, основанных на достоверной информации.
2.4.5 Вовлечение сотрудников
В сфере управления документами должна быть четко распределена ответственность, а также обеспечено обучение всех сотрудников организации, которые создают документы, управляют ими или используют их. Это относится к контрагентам, иным заинтересованным сторонам, а также сотрудникам сторонних организаций, с которыми у организации имеются совместные деловые процессы и создаются документы. Понимание процессов работы с документами в рамках всей организации улучшает ее информационную базу и результативность принятия решений.
2.4.6 Процессный подход
Эффективность деятельности организации и управления документами обеспечивается процессным подходом к управлению деятельностью организации, который связывает создание документов с деятельностью.
2.4.7 Системный подход к управлению
Интеграция управления документами в управление деятельностью организации в широком контексте системы управления включает анализ требований и планов, а также внедрение, пересмотр и улучшение политики и процедур в рамках всей организации на постоянной основе.
2.4.8 Постоянное улучшение
В результате постоянного мониторинга, анализа и непрерывного улучшения всей деятельности СУД совершенствуется и улучшается общая система управления организацией.
2.5 Процессный подход к СУД
Все организации, независимо от их размера и характера деятельности, должны определить и применять соответствующие рабочие процессы для достижения поставленных целей и задач. Настоящий стандарт придает особое значение осознанному применению системы ко всем процессам организации с тем, чтобы выявить и управлять динамикой процессов и их взаимосвязями.
Процессный подход к СУД предполагает:
a) определение требований к документам, включая требования и ожидания заинтересованных сторон, а также установление политики и целей в области управления документами;
b) внедрение и применение средств управления к управлению организационными рисками в отношении документов в сфере общих деловых рисков организации;
c) мониторинг и анализ деятельности и эффективности СУД;
d) постоянное улучшение, основанное на объективном измерении.
Рисунок 2 показывает, каким образом в СУД учитываются требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и учредителей) в отношении управления документами, и через необходимые процессы представляет на выходе документы, которые отвечают этим требованиям и ожиданиям.
Настоящая модель может быть применена в соответствующем масштабе, в зависимости от размера организации. Уровень детализации и сложности СУД, а также объем использованных ресурсов зависит от таких факторов, как область действия системы, размер организации и характер ее деятельности, продукции и услуг.
2.6 Лидирующая роль руководства
Высшее руководство несет ответственность за определение направления развития организации и за ознакомление сотрудников и заинтересованных сторон с приоритетами развития. Это положение подразумевает установление соответствия СУД требованиям и целям организации, а также понимание рисков управления документами, не отвечающего установленным требованиям.
Политику устанавливает высшее руководство для того, чтобы:
a) обеспечить непрерывность в работе организации;
b) обеспечить принятие и выполнение сотрудниками требований СУД;
c) гарантировать, что деловые процессы являются прозрачными и комплексными;
d) убедить учредителей, совет директоров, лиц, оказывающих влияние на организацию, аудиторов и иные заинтересованные стороны, что управление документами осуществляется надлежащим образом.
Рисунок 2 - Схема: структура СУД
Благодаря эффективному управлению и подотчетности высшее руководство создает условия, в которых СУД может работать результативно. Высшее руководство использует принципы применения СУД (см. 2.4) в качестве основы для определения своих действий в целях:
1) установления, поддержания, содействия проведению политики и целей в области управления документами для лучшего понимания работниками установленных требований;
2) обеспечения распределения, закрепления ответственности и делегирования полномочий по управлению документами в организации;
3) обеспечения гарантии того, что эффективная и результативная СУД разработана, внедрена и сохраняется для достижения целей организации;
4) обеспечения доступности необходимых ресурсов, в том числе человеческих, для сохранения и поддержания СУД;
5) регулярного анализа СУД;
6) совершения действий по улучшению СУД.
2.7 Взаимосвязь с иными системами менеджмента
Системы управления направлены на достижение результатов и управление рисками для достижения деловых целей, удовлетворения требований подотчетности и ожиданий заинтересованных сторон.
Интеграция СУД в общую систему управления организацией осуществляется в целях:
a) оптимизации процессов и ресурсов путем интеграции документных процессов и видов деятельности;
b) поддержки принятия решений, основанного на достоверной информации;
c) обеспечения совместимости систем менеджмента;
d) соответствия установленным требованиям и предоставления доказательств этого.
Внедрение стандартов на СУД поможет организациям в достижении целей и иных систем менеджмента. Это возможно благодаря тому, что:
1) в рамках системы менеджмента обеспечивается создание, управление и доступ к официальной и надежной информации, а также обеспечиваются доказательства осуществленной деятельности в течение установленного периода времени (срока хранения);
2) применяется систематический и верифицируемый подход к управлению документами и документационными процессами, связанными с деятельностью иных систем менеджмента;
3) устанавливается основа для оценки документов, документационных процессов и практической деятельности в рамках иных систем менеджмента;
4) обеспечивается содействие постоянному улучшению работы организации при помощи интегрированных систем менеджмента.
Интеграция СУД и требований управленческих, производственных, контролирующих и автоматизированных систем позволяет создать структуру, которая обеспечивает удовлетворение потребностей пользователей и качество продукции.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 Термины, относящиеся к документам
3.1.1 архив(ы) (archive(s): Документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования.
Примечания
1 Архив может представлять собой место, где хранятся и доступны для пользования архивные документы. Также называют архивохранилищем.
2 Архив может представлять собой организацию или компьютерную программу, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам. Иногда их также называют архивным учреждением или архивной программой.
3.1.2
активы (asset): Все, что имеет ценность для организации. Примечание - Существует много видов активов, а именно: a) информация; b) программное обеспечение, такое как компьютерная программа; c) материальные активы, такие как компьютер; d) услуги; e) работники, а также их квалификация, навыки и опыт; f) нематериальные ценности, такие как репутация и престиж. [ИСО/МЭК 27000:2009, статья 2.3] |
3.1.3
документированная информация (document): Записанная информация и носитель, которые рассматриваются как единое целое. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.10] |
3.1.4
документация (documentation): Совокупность объектов документированной информации, описывающих действия, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к определенной функции, процессу или деловой операции. [ISO/TR 26122:2008, статья 3.1] |
3.1.5 доказательство (еvidence): Документация о деловой операции.
Примечание - Документальное подтверждение совершения деловой операции, созданное при обычных условиях ведения деятельности и являющееся целостным (неповрежденным) и полным. Этот термин применяется не только в юридическом смысле.
3.1.6
метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.12] |
3.1.7 документ(ы) (record(s): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности.
________________
В данном значении термин record(s) используется в сфере управления документами.
Примечания
1 Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.15.
2 Термин "доказательство" имеет не только юридическое значение (см. 3.1.5).
3 Применяется к информации на любом носителе, в любой форме или формате.
3.2 Термины, относящиеся к управлению
3.2.1
подотчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия, подтверждения которых могут быть востребуемы заинтересованными сторонами [ИСО 15489-1:2001, статья 3.2] |
3.2.2
несоответствие (nonconformity): Невыполнение требования. [ИСО/TMB/TAG13 - JTCG, статья T.3.6] |
3.2.3
организация (organization): Частное лицо или группа лиц, у которых есть определенные функции и обязанности, полномочия и взаимоотношения для достижения ими своих целей. Примечание - Концепция организации включает, но не ограничивается только торговым партнером, компанией, корпорацией, фирмой, предприятием, индивидуальным предпринимателем, товариществом, благотворительной организацией или учреждением или комбинацией этих форм, зарегистрированных либо нет в качестве корпораций, государственной или частной формы собственности. [ИСО/TMB/TAG13 - JTCG, статья T.1.1] |
3.2.4 политика управления документами (records policy): Официально сформулированные высшим руководством намерения и направления деятельности организации в отношении систем управления документами.
3.2.5
высшее руководство (top management): Лицо или группа лиц, задающих направление деятельности организации и управляющих ею на высшем уровне. Примечания 1 Высшее руководство имеет право распределять полномочия и ресурсы в организации. 2 Организация может быть ограничена сферой внедрения системы менеджмента. [ИСО/TMB/TAG13 - JTCG, статья T.1.5] |
3.3 Термины, относящиеся к процессам управления документами
3.3.1
доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.1] |
3.3.2
классификация (сlassification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированным порядком, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной схеме. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.5] |
3.3.3 конвертация (конвертирование) (сonversion): Процесс перемещения документов из одного формата в другой.
Пример - Сканирование документов на бумажных носителях для создания их цифровых копий (в форматах TIFF, JPEG и др.), перевод документов из формата Word в формат PDF, из формата текстового файла UNIX в формат текстового файла Microsoft (Windows), перевод файлов MSWord из версии 1 в версию 2.
3.3.4 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности восстановления.
Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.8.
3.3.5
отбор и передача (disposition): Совокупность процессов, включающих экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или уничтожение документов, осуществляемых в соответствии с нормативными документами. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.9] |
3.3.6 документировать (document): Записывать, придавать конкретную форму или комментировать (снабжать примечаниями) для возможности последующего воспроизведения.
3.3.7 индексирование (indexing): Проставление условных обозначений для составления указателей в целях упрощения доступа к документам.
Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.11.
3.3.8 миграция (мigration): Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата.
Пример - Перемещение сведений с магнитного диска на магнитную ленту, перемещение баз данных из СУБД Oracle в СУБД SQL Server (см. 3.3.3 для последующего использования).
3.3.9 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению сохранности документов в течение времени (сроков хранения).
Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.14.
3.3.10
регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификационного номера при его вводе в систему. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.18] |
3.3.11
прослеживаемость документооборота (tracking): Создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.19] |
3.3.12 перемещение (transfer): Изменение способа или места хранения документов или права собственности на них.
Примечания
1 Может включать перемещение документов из одного места в другое.
2 Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.20 и 3.21.
3.4 Термины, относящиеся к СУД
3.4.1
система управления (management system): Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов организации для установления политики организации и целей, а также процессов для их достижения. Примечания 1 Система управления может относиться к одному или нескольким объектам. 2 Элементы системы включают организационную структуру, функции и распределение ответственности, планирование, функционирование и др. 3 Область действия системы управления может распространяться на всю организацию, определенные и идентифицированные функции организации, определенные и идентифицированные подразделения организации или на одну или более функций в рамках группы организаций. [ИСО/TMB/TAG13 - JTCG, статья T2.1] |
3.4.2 система управления документами (СУД) (management system for records): Система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов.
3.4.3
управление документами (records management): Область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деятельности и операциях. [ИСО 15489-1:2001, статья 3.16] |
3.4.4 документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.
Примечание - Адаптированное из ИСО 15489-1:2001, статья 3.17.
3.4.5
cистема (system): Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов. [ИСО 9000:2005, статья 3.2.1] |
Приложение А
(справочное)
Методология, использованная при разработке словаря
А.1 Общие положения
Универсальность применения стандартов на СУД требует использования:
a) технического описания без использования специального технического языка;
b) согласованного и гармонизированного словаря, который легко воспринимаем потенциальными пользователями стандартов СУД.
Понятия связаны между собой, и анализ взаимосвязей понятий в области систем управления документами, а также их группировка в единые системы понятий являются предпосылкой разработки согласованного словаря. При разработке словаря, представленного в настоящем стандарте, проведен такой анализ. В процессе создания словаря разработаны диаграммы понятий, представленные в А.3. Они могут быть полезны в информационном отношении.
А.2 Взаимосвязь понятий и их графическое представление
Существуют четыре главные формы взаимосвязей понятий, отраженных в настоящем приложении в соответствии с ИСО 704:2009 с ссылкой на ИСО 9000:2005 и GB-T 19100-2003 (Китай):
a) ассоциативная (ИСО 704:2009, 5.5.3 и ИСО 9000:2005, А.3.4 со стрелками),
b) односторонняя (GB-T 19100-2003, А.2.2.2 со стрелками),
c) партитивная связь (ИСО 704:2009, 5.5.2.3 и ИСО 9000:2005, А.3.3 без стрелок),
d) родовидовая (ИСО 704:2009, 5.5.2.2 и ИСО 9000:2005, А.3.2 без стрелок).
А.3 Диаграммы понятий
Схемы А.3.1-А.3.4 (рисунки А.3.1-А.3.4) показывают диаграммы понятий, на основании которых в разделе 3 тематически сгруппированы термины и их определения.
Так как термины приводятся без каких-либо относящихся к ним пояснений, рекомендовано обращаться к разделу 3 для получения подробных разъяснений по этим элементам.
Рисунок А.3.1 - Схема: понятия, относящиеся к документам (3.1)
Рисунок А.3.2 - Схема: понятия, относящиеся к управлению (3.2)
Рисунок А.3.3 - Схема: понятия, относящиеся к процессам управления документами (3.3)
Рисунок А.3.4 - Схема: понятия, относящиеся к системам управления документами (3.4)
Алфавитный указатель
архив(ы) | 3.1.1 |
активы | 3.1.2 |
высшее руководство | 3.2.5 |
доказательство | 3.1.5 |
документированная информация | 3.1.3 |
документ(ы) | 3.1.7 |
документация | 3.1.4 |
документировать (гл.) | 3.3.6 |
документооборот | 3.3.11 |
документная система | 3.4.4 |
доступ | 3.3.1 |
индексирование | 3.3.7 |
классификация | 3.3.2 |
конвертация | 3.3.3 |
метаданные | 3.1.6 |
миграция | 3.3.8 |
несоответствие | 3.2.2 |
обеспечение сохранности | 3.3.9 |
организация | 3.2.3 |
отбор и передача | 3.3.5 |
перемещение | 3.3.12 |
подотчетность | 3.2.1 |
политика в области документов | 3.2.4 |
регистрация | 3.3.10 |
система | 3.4.5 |
система управления | 3.4.1 |
система управления документами | 3.4.2 |
уничтожение | 3.3.4 |
управление документами | 3.4.3 |
Библиография
[1] | ISO 704:2009 | Terminology work - Principles and methods (ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы) |
[2] | ISO 9000:2005 | Quality management systems - Fundamentals and vocabulary (ИСО 9000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь) |
[3] | ISO 10241-1 | Terminological entries in standards - Part 1: General requirements and examples of presentation (ИСО 10241-1 Терминологические разделы в стандартах - Часть 1: Общие положения и примеры представления) |
[4] | ISO 15489-1:2001 | Information and documentation - Records management - Part 1: General (ИСО 15489 Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие положения) |
[5] | ISO/TR 26122:2008 | Information and documentation - Work process analysis for records (ИСО/ТО 26122 Информация и документация. Анализ рабочих процессов в отношении документов) |
[6] | ISO/IEC 27000:2009 | Information technology - Security techniques Information security management systems Overview and vocabulary (ИСО/МЭК 27000 Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общие положения и словарь) |
[7] | GB/T 19100-2003 (Китай) | Terminology work - Establishment of concept system (Терминологическая работа. Разработка системы понятий) |
[8] | ISO/TMB/TAG13 - JTCG | Final draft High Level Structure and identical text for MSS and common MS terms and core definitions, February 2011 (Окончательный проект. Высокоуровневая структура и идентичный текст для ССМ и общие для систем менеджмента термины и основные определения, Февраль 2011) |
УДК 006.35.034(470+571):[005.92:002]:006.354 | ОКС 01.140.20 | Т62 |
Ключевые слова: стандарты систем менеджмента (ССМ), система управления документами (СУД), стандарты на СУД, система управления, термины и определения |
Электронный текст документа
и сверен по:
, 2019