ГОСТ Р 54598.2-2013 Менеджмент организации. Требования к системе менеджмента устойчивого развития применительно к событиям

ГОСТ Р 54598.2-2013

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Менеджмент организации

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА УСТОЙЧИВОГО РАЗВИТИЯ ПРИМЕНИТЕЛЬНО К СОБЫТИЯМ

Specification for a sustainability management system for events

ОКС 03.100.99

Дата введения 2014-12-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Автономной некоммерческой организацией "Институт безопасности труда" (АНО "ИБТ") при участии Открытого акционерного общества "Научно-исследовательский центр контроля и диагностики технических систем" (АО "НИЦ КД") на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 10 "Менеджмент риска"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 декабря 2013 г. N 2331-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту BS 8901:2009* "Требования к системе менеджмента устойчивого развития применительно к событиям" ("Specification for a sustainability management system for events", IDT).

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - .

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного национального стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2001* (пункт 3.5).

________________

* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: ГОСТ Р 1.5-2012. - .

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов, указанных в библиографии настоящего стандарта, соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Май 2020 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Предисловие к BS 8901:2009

Информация о публикации

Настоящий британский стандарт опубликован и введен в действие с 30 сентября 2009 г. Он был подготовлен комиссией SDS/1/-/2 "Устойчивые события" под руководством Технического комитета SDS/1 "Устойчивое развитие". Список организаций, входящих в данный комитет, можно получить, направив соответствующий запрос секретарю Комитета.

Замена

Настоящий британский стандарт заменяет собой стандарт BS 8901:2007, который был отменен.

Использование настоящего британского стандарта

Настоящий британский стандарт разработан с целью обеспечения поддержки лиц, принимающих участие в проведении событий в организации с более устойчивым характером действий.

Связь с другими публикациями

Настоящий британский стандарт является первым из серии "дочерних" для стандарта BS 8900 "Руководство по управлению устойчивым развитием".

Являясь производным от стандарта BS 8900, настоящий британский стандарт составлен таким образом, чтобы соответствовать общему смыслу BS 8900. Поэтому принципы, описанные в настоящем британском стандарте и в стандарте BS 8900, соответствуют друг другу.

Однако в отличие от стандарта BS 8900, который имеет более широкую область применения в отношении организаций (и физических лиц) и не зависит от характера их деятельности, настоящий британский стандарт касается конкретно организаций, причастных к событиям. Настоящий британский стандарт использует те же принципы системы менеджмента и процессы, что и стандарты серий ИСО 9000 и ИСО 14000.

В таблице ниже показано соответствие (сходство) стандартов BS 8900, BS 8901, BS EN ISO 9001, BS EN ISO 14001 и BS OHSAS 18001.

_______________

Сведения о соответствии ссылочных документов с национальными стандартами приведены в приложение ДА.

Между настоящим британским стандартом и BS 8900 есть существенное различие.

Стандарт BS 8900 составлен в форме руководства и рекомендации, а не в форме требований, соответствие которым может быть востребовано (стандарт не предназначен для сертификации). Что касается BS 8901, то любая организация, участвующая в осуществлении события(ий), может претендовать на соответствие своей системы менеджмента (далее - СМ) устойчивого развития (далее - УР) данному британскому стандарту на основании определения роли и степени её участия в проведении события(ий), а также на основании использования доказательно обоснованного подхода, который демонстрирует:

а) соблюдение требований к системе менеджмента и/или

b) соблюдение требований, предъявляемых к подрядной организации, с общей ответственностью за СМ устойчивого развития организации.

Использование настоящего британского стандарта

Сертификация/аудит. Пользователям настоящего британского стандарта рекомендуется рассмотреть вопрос о целесообразности проведения сторонней сертификации/аудита соответствия принятой у них системы менеджмента требованиям данного британского стандарта. Необходимые меры для проведения сертификации соответствия описаны в приложении А. Пользователи, которым необходима помощь с выбором организаций, занимающихся сертификацией соответствия, либо схем сертификации, могут обратиться в Британский институт стандартов с просьбой о направлении их запроса в соответствующую организацию.

Комментарии к обозначениям

Положения настоящего британского стандарта изложены с использованием прямого шрифта. Требования стандарта изложены в предложениях, в которых употребляется глагол "должен" в любых формах.

Комментарии, пояснения и общий информационный материал представлены курсивным шрифтом меньшего размера и не являются нормативными элементами стандарта.

Договорные и правовые аспекты

Настоящий британский стандарт не претендует на содержание всех необходимых положений контракта. Ответственность за ее правильное использование несут пользователи.

Соответствие положениям британского стандарта не подразумевает освобождение от правовых обязательств.

Введение

Настоящий стандарт является "дочерним" по отношению к стандарту BS 8900:2006 "Руководство по управлению устойчивым развитием", в котором устойчивое развитие определяется как:

продолжительный, сбалансированный подход к экономической деятельности;

экологическая ответственность и

социальный прогресс.

Настоящий стандарт устанавливает требования к системе менеджмента для повышения устойчивости применительно к событиям. Он предназначен для использования в организациях любого типа и размера, которые участвуют в разработке и осуществлении события, а также в целях согласования с различными географическими, культурными и социальными условиями. Основа используемого в настоящем стандарте подхода представлена на рисунке 1.

Успешность функционирования системы зависит от эффективности ее реализации на всех уровнях организации, в особенности на уровне высшего руководства. Кроме этого, чтобы такая система менеджмента была успешной, она должна быть гибкой и интегрированной в процесс менеджмента событий, а не просто рассматриваться как дополнительный компонент. Для достижения максимальной эффективности, ее влияние должно распространяться на всех участников цепи поставок.

Уровень детализации и сложность системы менеджмента, объем документации и ресурсы, выделяемые для нее, зависят от ряда факторов, например, области действия системы, размера организации и характера ее деятельности, видов производимой продукции и предоставляемых услуг.

В частности, это относится к организациям малой и средней величины.

Организации, нуждающиеся в более общем руководстве по широкому ряду задач менеджмента, касающихся устойчивого развития, могут обратиться к стандарту BS 8900:2006.

Для ознакомления с руководящими принципами по обеспечению соответствия данному стандарту см. приложение А, пункт А.0.

Рисунок 1 - Схема реализации настоящего стандарта

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к системе менеджмента устойчивого развития применительно к событиям и руководство по соблюдению этих требований. Кроме этого в стандарте приведены рекомендации по обеспечению и поддержке выполнения требований.

Настоящий стандарт применим к любой организации, которая стремится:

a) установить, реализовать, поддерживать и совершенствовать СМ УР применительно к событиям;

b) соответствовать установленной политике СМ УР;

c) демонстрировать выполнение положений настоящего стандарта посредством:

1) заявления (декларирования) о соответствии данному стандарту (это решение организация должна принять самостоятельно);

2) подтверждения такого соответствия теми, кто заинтересован в организации, например, заказчиками (клиентами) или другими лицами, действующими от их имени, или

3) независимой третьей стороной, например, органом сертификации.

Настоящий стандарт применим ко всем организациям (в том числе к физическим лицам), участвующим в событиях. Настоящий стандарт применим к заказчикам (тем, кто оплачивает событие), организаторам (организациям или партнерам, отвечающим за осуществление событий), а также поставщикам и подрядчикам (ответственным за поставку товаров и/или предоставление услуг в рамках событий).

Требования настоящего стандарта разработаны для обеспечения поддержки менеджмента устойчивого развития на протяжении всего жизненного цикла события, начиная с разработки концепции и планирования и заканчивая реализацией и окончательным анализом.

2 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

2.1 аудитор (auditor): Лицо, обладающее компетенцией для проведения аудита системы менеджмента.

Примечание - Понятие компетенции определено в стандарте BS EN ISO 19011.

2.2 жизненный цикл события (event life cycle): Этапы и деятельность в рамках события (в том числе поставка товаров и предоставление услуг) от разработки концепции и планирования, реализации/управления событием до окончательного оценивания и обратной связи.

2.3 организатор события (event organizer): Организация (см. 2.9) или группа организаций с общей ответственностью за менеджмент события (включая все виды деятельности, которые охватывает событие).

2.4. аудит (audit): Систематический независимый документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания с целью установления степени выполнения установленных организацией критериев аудита.

Примечания

1 Часто, например, в небольших организациях, независимость может выражаться в свободе от ответственности за действия, повергаемые аудиту.

2 Внутренние аудиты, иногда называемые аудитами первой стороны, проводятся самой организацией либо другими по ее поручению в целях анализа системы менеджмента руководством и других внутренних проблем и могут служить основой для декларирования соответствия. Во многих случаях, особенно в малых организациях, независимость может быть продемонстрирована отсутствием ответственности за проверяемую деятельность.

3 К внешним аудитам относятся так называемые аудиты второй стороны и аудиты третьей стороны. Аудиты второй стороны проводятся теми сторонами, которые заинтересованы в деятельности организации, например, заказчиками либо другими лицами по их поручению. Аудиты третьей стороны проводятся внешними независимыми аудиторскими организациями, например, такими, которые проводят сертификацию/регистрацию соответствия требованиям стандартов, например, ГОСТ Р ИСО 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001.

2.5 ключевой показатель эффективности (key performance indicator): Заранее определенный показатель (качественный или количественный) эффективности применительно к целям организации.

Примечание - Задачи должны быть выражены с помощью ключевых показателей эффективности (далее - КПЭ), если это применимо.

2.6 система менеджмента (management system): Система, определяющая политику и цели, а также методы достижения целей.

Примечание - В настоящем стандарте под системой менеджмента понимается система установления политики и целей по улучшению устойчивости событий и достижения этих целей.

2.7 профиль зрелости (maturity profile): Графическое представление зрелости системы менеджмента устойчивого развития, полученное на основе матрицы зрелости (см. А.3.9).

2.8 цель (objective): Запланированный результат реализации стратегии.

2.9 организация (organization): Коммерческая или добровольная организация, либо лицо, которое принимает на себя ответственность за менеджмент всего события или его части, поставки в рамках события, а также за его устойчивое развитие.

2.10 основная цель (primary purpose): Основная функция организации.

2.11 процедура (procedure): Определенный способ осуществления деятельности или процесса.

Примечание - Процедура может быть документирована в письменной или иной форме.

2.12 причастная сторона (stakeholder): Физическое лицо или группа лиц, участвующая в выполнении события или затронутая им либо деятельностью, относящейся к событию.

2.13 поставщик (supplier): Организация, поставляющая товары, услуги или технические средства.

2.14 цепь поставок (supply chain): Сеть поставщиков, включающая субподрядчиков.

2.15 устойчивость (sustainability): Степень устойчивого развития в отношении организации или события.

Примечание - Иными словами, это уровень успешности в реализации продолжительного, сбалансированного подхода к экономической деятельности, а также экологическая ответственность и социальный прогресс.

2.16 устойчивое развитие (sustainable development): Продолжительный, сбалансированный подход к экономической деятельности, а также экологическая ответственность и социальный прогресс [BS 8900:2006].

2.17 ценности (values): Принципы, которые определяют поведение компании.

3 Требования к системе менеджмента устойчивого развития применительно к событиям

3.1 Общие требования

Организация должна определить, документально оформить, реализовать, поддерживать и совершенствовать СМ УР в соответствии с требованиями (пп.3.2-3.9) настоящего стандарта, а также определить способы выполнения этих требований.

3.2 Область действия системы менеджмента устойчивого развития применительно к событиям

Организация должна документально оформить рамки своей СМ УР в отношении определенных видов деятельности и функций, связанных с событиями.

3.3 Определение цели и ценностей

Организация должна определить принципы своего устойчивого развития. Организация должна определить и документально оформить основную цель и ценности в отношении осуществляемых ею видов деятельности, поставляемых товаров и предоставляемых услуг, которые непосредственно касаются события. Ценности должны основываться на принципах устойчивого развития организации.

Цель и ценности организации обеспечивают основу ее политики, целей и задач, определенных в рамках СМ УР организации.

3.4 Политика устойчивого развития

Организация должна определить свою политику, применяемую в пределах заданной области действия, которая будет описывать обязательства организации в отношении реализации принципов устойчивого развития, а также должна способствовать продвижению этих принципов в рамках видов деятельности, товаров и услуг, которые непосредственно относятся к событию. Политика должна быть утверждена высшим руководством организации.

Политика должна включать:

a) обязательство перед руководством в области устойчивого развития событий;

b) оглашение цели/миссии и ценностей;

c) обязательство о выполнении применимых правовых и иных требований, которые принимает организация;

d) обязательство об осуществлении постоянных улучшений;

e) информацию о важных задачах, касающихся устойчивого развития организации (см. п.3.5.1).

Политика должна обеспечивать основу для всех видов деятельности, товаров и услуг в рамках события, а также учитывать:

1) организации из цепи поставок (поставщиков товаров и услуг);

2) жизненный цикл события, начиная с разработки концепции и планирования и заканчивая реализацией, окончательной оценкой и проверкой.

Политика должна быть доведена до сведения соответствующих причастных сторон, в том числе:

i) тех, кто работает на организацию или от ее имени;

ii) соответствующих поставщиков и субподрядчиков.

3.5 Планирование

3.5.1 Идентификация и оценивание задач (проблем)

В рамках действия принятой СМ УР организация должна внедрить, реализовать и поддерживать процедуру по идентификации и оцениванию значения задач (проблем) в области устойчивого развития (включая риски и возможности), связанных с видами деятельности, товарами и услугами, включая те, которые затрагивают участников цепи поставок.

Критерии оценивания значения проблем включают учет обратной связи с причастными сторонами, которая предусматривает выявление новых возникающих задач (проблем). Результаты реализации процедуры должны фиксироваться, актуализироваться и передаваться для изучения соответствующим причастным сторонам.

3.5.2 Правовые и иные требования

Организация должна установить и поддерживать процедуру идентификации принятых ею правовых и иных требований, которые применимы к усовершенствованной СМ УР деятельности, товаров или услуг, и обеспечить доступ к этим требованиям.

Организация должна обеспечить, что соответствующие правовые и иные требования, которые она обязалась выполнять, учитываются при разработке, внедрении и поддержании ее системы менеджмента.

3.5.3 Идентификация и привлечение причастных сторон

Организация должна установить, реализовать и поддерживать процедуру по идентификации и привлечению причастных сторон к решению выявленных и возникающих задач, касающихся событий. Организация также должна вести учет результатов проведения этой процедуры.

Если это применимо, идентификация причастных сторон должна охватывать:

a) клиентов в рамках события;

b) элементы цепи поставок (организаторов, место проведения события, поставщиков, подрядчиков и т.д.);

c) персонал;

d) покупателей, посетителей и/или участников события;

e) партнеров и спонсоров;

f) заинтересованные организации из отрасли (например, торговые/отраслевые организации);

g) местное сообщество (в том числе соседствующие компании и транспортные узлы, если применимо);

h) органы власти (например, местное управление);

i) аварийные службы;

j) службы безопасности;

k) соответствующие неправительственные организации (например, группы по защите окружающей среды).

Организация в обязательном порядке должна идентифицировать причастные стороны, которые имеют установленное законом право на получение консультаций.

3.5.4 Цели, задачи и планы

Организация должна установить, реализовать и поддерживать документально оформленные цели и задачи для каждой соответствующей службы и уровня организации на основе:

a) цели/миссии, оглашенной организацией;

b) планов и политик организации в отношении устойчивого развития;

c) важных задач, касающихся устойчивого развития организации (включая обратную связь с причастными сторонами и любые задачи, касающиеся цепи поставок);

d) учета мониторинга и измерения;

e) правовых и иных требований;

f) технологических возможностей;

g) финансовых, эксплуатационных и бизнес-требований;

h) потенциала прежней системы;

i) рассмотрения альтернативных вариантов для усовершенствованной СМ УР для того, чтобы найти наилучшее из возможных решений;

j) наилучшего из практически осуществимых способов усовершенствования исходя из временных рамок реализации цели и возможностей организации.

Организация должна определить и поддерживать план/планы по достижению целей и задач. Они должны включать:

1) определение ответственности за достижение целей и выполнение задач по каждой соответствующей службе и уровню организации;

2) средства и временные рамки для достижения целей и выполнения задач.

3.5.5 Действия при изменении видов деятельности, товаров или услуг

Если виды деятельности, товары или услуги, либо операционные условия претерпевают какие-либо изменения, то проблемы, цели, задачи и план/планы должны быть пересмотрены и соответствующим образом скорректированы для получения наилучшего комплексного решения.

3.6 Оценка эффективности исходя из принципов устойчивого развития

Организация должна определить свой подход к оценке текущих и запланированных показателей эффективности исходя из принятых принципов устойчивого развития (см. п.3.9).

3.7 Реализация

3.7.1 Общая информация

Организация должна определить, внедрить, поддерживать и при необходимости изменять свои процедуры по реализации СМ УР путем:

a) разработки соответствующих ролей и обязанностей;

b) проведения необходимого обучения и обеспечения ресурсами;

c) назначения необходимых средств операционного контроля;

d) налаживания эффективного обмена информацией с причастными сторонами;

е) эффективного управления цепью поставок и

f) ведения необходимой документации.

3.7.2 Роли и обязанности

Организация должна определить и документально оформить ответственность для всех событий, связанных с деятельностью, товарами и услугами в рамках заданной области действия.

Высшее руководство организации в рамках заданной области действия должно принять на себя общую ответственность за реализацию СМ УР и должно назначить компетентного представителя/представителей руководства, которые будут наделены полномочиями и нести ответственность за:

a) установление, реализацию и поддержку СМ УР в соответствии с настоящим стандартом;

b) представление отчетности высшему руководству об эффективности функционирования СМ УР, а также составление рекомендаций по улучшению.

3.7.3 Операционный контроль

Организация должна установить, реализовать и поддерживать операционные процедуры для видов деятельности, которые имеют первостепенную важность для СМ УР, и отсутствие которых может привести к отклонению от ценностей, политики, целей и задач организации. Такие процедуры должны включать чрезвычайные ситуации, а также поставщиков.

3.7.4. Ресурсы

Организация должна предоставить ресурсы, необходимые для реализации и контроля СМ УР. К ним относятся персонал, профессиональные знания, обучение, инфраструктура, технологии и финансы. Требования к ресурсам должны оцениваться с точки зрения:

a) характера и масштаба деятельности;

b) происхождения и срока использования;

c) затрат/выгод;

d) финансового планирования (например, денежных средств).

3.7.5 Профессиональные знания и обучение

Организация должна обеспечить, чтобы соответствующие работники проходили обучение или инструктаж по требованиям в практической области в соответствии с их ролью в СМ УР.

Программы обучения и совершенствования должны периодически пересматриваться и обновляться в целях развития необходимых профессиональных знаний.

3.7.6 Управление цепью поставок

Примечание - Руководство по устойчивому снабжению представлено в приложении В.

Организация должна определить соответствие целей, задач и планов конкретным поставщикам и включить необходимую информацию в тендерную или другую документацию, тем самым предоставив поставщикам возможность продемонстрировать их способность поддерживать поставленные цели.

Организация должна проводить оценку тендерных заявок исходя из их соответствия или способности поддерживать поставленные цели и задачи, а также экономичности и качества.

Требования к устойчивому развитию, которым отвечают заявки победителей тендеров, должны быть отражены в условиях договоров, заключенных с поставщиками. При этом договоры должны содержать информацию, достаточную для выявления фактов несоответствия, а также для последующей ревизии эффективности работы.

3.7.7 Обмен информацией

Применительно к задачам устойчивого развития и СМ организация должна установить и поддерживать процедуры для:

a) внутреннего обмена информацией между разными уровнями и службами организации;

b) обмена информацией с соответствующими поставщиками и подрядчиками и

c) получения, документального оформления и реагирования на соответствующую информацию, поступающую от внешних причастных сторон.

Организация совместно с причастными сторонами должна определить наиболее эффективные способы обмена информацией, а также принять во внимание интересы различных групп причастных сторон.

Обмен информацией должен включать, когда это необходимо, следующее:

1) планы в отношении событий;

2) усовершенствованную систему менеджмента устойчивости;

3) проблемы, цели и задачи;

4) руководство и передовой опыт достижения целей и выполнения задач и т.д.;

5) данные о применимости к организациям (роли и обязанности);

6) основные контактные данные и

7) прогресс в отношении показателей деятельности.

3.7.8 Ведение документации и учет

Организация должна вести документацию и учет, а также осуществлять контроль данного процесса. Когда это необходимо, организация должна обеспечить внесение поставщиками данных в ее документацию. Документация включает:

a) документы, в том числе записи, требуемые согласно данному стандарту;

b) документы, в том числе записи, определенные организацией как необходимые для обеспечения эффективного планирования, реализации и контроля процессов, которые относятся к важным задачам устойчивого развития.

3.8 Проверка и корректирующие действия

3.8.1 Мониторинг и измерение

Организация должна установить и на постоянной основе поддерживать процедуры мониторинга и измерения ключевых характеристик ее операций и деятельности, которые могут повлиять на осуществление ее политики, выполнение задач и достижение целей. Это должно включать запись информации для отслеживания эффективности предпринимаемых действий, соответствующего операционного контроля, а также соответствия задачам и целям организации.

Организация должна фиксировать результаты проведения каждого из событий и учитывать их при планировании и устроении будущих событий, а также, если это необходимо, доводить эту информацию до других сторон.

Если это осуществимо, предоставляемое организацией оборудование, которое используется для сбора данных в рамках СМ УР, должно быть откалибровано и поддерживаться в исправном состоянии, а записи по данному процессу должны храниться в соответствии с процедурами организации.

3.8.2 Оценка выполнения

Организация периодически оценивает выполнение правовых и иных требований, которые она обязалась выполнять.

3.8.3 Несоответствия. Корректирующие и предупреждающие действия

Организация должна установить и поддерживать процедуры, определяющие полномочия и обязательства по обработке и расследованию несоответствий, меры по смягчению воздействий, обусловленных несоответствиями, а также начало и завершение проведения корректирующих и предупреждающих действий.

Эти процедуры должны определять требования к:

a) ожидаемым несоответствиям и рекомендуемым предупреждающим действиям;

b) корректирующим действиям по фактическим случаям несоответствий;

c) расследованию причин фактических случаев несоответствий и предложению рекомендаций по предотвращению их повторного возникновения.

Корректирующие или предупреждающие действия, предпринимаемые для устранения причин фактических и потенциальных несоответствий, должны быть соразмерны с величиной проблемы.

Организация должна обеспечить выполнение и зафиксировать любые изменения в документально оформленных процедурах, которые возникают в результате осуществления корректирующих и предупреждающих действий.

В соответствующих случаях организация должна обеспечить участие поставщиков в оценке соответствия и обработке несоответствий.

3.8.4 Аудит системы менеджмента

Организация должна установить и поддерживать план/планы и процедуры периодических аудитов СМ УР применительно к событиям для того, чтобы

a) определять:

1) соответствует ли СМ УР запланированным мероприятиям по обеспечению устойчивости менеджмента, включая требования настоящего стандарта;

2) правильно ли реализуется и поддерживается СМ УР организации;

3) эффективны ли политика, цели и задачи в отношении устойчивого развития организации;

b) предоставлять руководству информацию о результатах аудитов.

План проведения аудитов, включая любой график, должен основываться на значимости или важности конкретной деятельности и результатах предыдущих аудитов.

Процедура аудита должна включать

1) данные о периодичности, области, методологии и критериях аудита;

2) роли и обязанности в рамках аудита;

3) доведение результатов аудитов и рекомендаций высшему руководству.

Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита.

3.9 Анализ со стороны руководства

Руководство организации должно регулярно проводить анализ в соответствии с масштабом и частотой своего участия в событиях. Организация должна согласовать проведение анализов руководством с жизненным циклом события, либо, в случае постоянного участия в комплексных событиях, проводить анализы с такой периодичностью, которая максимизирует возможности обучения от проведения различных событий.

Цель проведения анализа - удостовериться в постоянном соответствии, адекватности и эффективности системы менеджмента. Анализ со стороны руководства оценивает возможности для совершенствования и потребность в изменениях в системе менеджмента, а также в политике устойчивого развития, целях и задачах. При проведении анализа учитывается следующее:

a) результаты мониторинга и измерений, оценки соответствия и наблюдения в процессе аудита;

b) обмен информацией с причастными сторонами и изменения в ожиданиях причастных сторон;

c) степень достижения целей и выполнения задач;

d) состояние корректирующих и предупреждающих действий;

e) рекомендации по улучшению;

f) выполнение рекомендаций по предыдущим анализам;

g) прогресс в отношении реализации принципов устойчивого развития.

Для того чтобы СМ УР соответствовала требованиям настоящего стандарта, организация должна постоянно двигаться вперед в реализации принципов устойчивого развития.

Примечание - Продвижение в реализации принципов устойчивого развития можно оценить, измерив его положение на матрице зрелости (см. п.А.3.9)

Результаты анализов со стороны руководства должны включать решения и действия, связанные с возможными изменениями в политике устойчивого развития, целях, задачах и других элементах СМ УР, которые согласуются с обязательством о постоянном улучшении.

Приложение А
(справочное)

Руководство по использованию настоящего стандарта

А.0 Введение

Положения британских стандартов излагаются таким образом, чтобы проверка выполнения установленных в них требований могла проводиться первой стороной (организацией), второй стороной (причастными сторонами) или независимой третьей стороной (например, органом сертификации).

Организации, работающие в цепи поставок, могут претендовать на соответствие, если их участие в событии отвечает соответствующим требованиям настоящего стандарта.

Организации могут претендовать на соответствие только тем видам деятельности, за которые они отвечают и которые относятся к области применения их системы менеджмента.

Только организации, которые несут общую ответственность за событие, могут претендовать на менеджмент события согласно настоящему стандарту.

Заявки на признание соответствия могут иметь следующую форму:

- для отдельного события: "Система управления, которая была использована для планирования и организации [указать наименование события] соответствует настоящему стандарту";

- для организаций: "[Указать название поставщика/организации] применяет СМ УР, которая соответствует настоящему стандарту";

- для планирования события: "Проект/план [указать наименование события] соответствует настоящему стандарту"; при этом такая заявка означает, что СМ УР соответствует положениям подпунктов 3.1-3.6, 3.7.1-3.7.6, 3.8.1 и 3.8.2.

А.1 Область применения

Дальнейшее руководство не предусмотрено.

А.2 Термины и определения

Дальнейшее руководство не предусмотрено.

А.3 Требования к системе менеджмента событий в целях устойчивого развития

А.3.1 Общие требования

Дальнейшее руководство не предусмотрено.

А.3.2 Область действия системы менеджмента событий в целях устойчивого развития

Дальнейшее руководство не предусмотрено.

А.3.3 Определение цели и ценностей

Принципы устойчивого развития организации должны включать ответственное руководство, вовлеченность, целостность и прозрачность.

В таблице А.1 приведены некоторые полезные вопросы для определения принципов устойчивого развития.

Таблица А.1 - Примеры принципов

Определение цели и ценностей должно служить основой для организации деятельности в рамках системы устойчивого развития и способствовать корректировке основной цели согласно осуществляемой деятельности по обеспечению устойчивого развития, тем самым повышая прозрачность управления.

Руководство организации должно продвигать ценности, отражающие типы поведения, которыми известна или желает быть известна организация.

Между принципами, целью и ценностями не должно быть никаких противоречий.

А.3.4 Политика устойчивого развития

Некоторые элементы политики устойчивого развития уже могут присутствовать в имеющейся документации, например такой, которая разработана в целях обеспечения соответствия стандарту BS EN ISO 14001.

Организациям, реализующим настоящий стандарт, следует предложить своим поставщикам содействовать поддержке СМ УР. Политика может иметь практическую пользу в определении подходящих требований (т.е. тендерных спецификаций и контрактных условий).

Для организаций, которые изучают передовой опыт и проводят первоначальное рассмотрение проекта для идентификации потенциальных задач устойчивого развития, оценивают эффективность своих действий по данным задачам и эффективность по реализации принципов устойчивого развития, будет проще определить свою политику устойчивого развития и выполнить другие требования стандарта.

Обязательство перед руководством в области менеджмента УР в отношении к событиям должно соответствовать размеру и потенциальному влиянию организации. Руководство может предусматривать внедрение новых практических методов в области устойчивого развития или продвижение системы устойчивого развития посредством соответствующего обмена информацией.

А.3.5 Планирование

А.3.5.1 Идентификация и оценивание задач

В дополнение к задачам устойчивого развития, которые организация может контролировать непосредственно, она также должна учитывать задачи, на которые она может влиять, например, те, которые связаны с товарами и услугами, используемыми и предоставляемыми организацией.

Поскольку организация может иметь дело с целым рядом задач, ей следует установить критерии и метод определения тех из них, которые она считает значимыми. Не существует единого метода определения значимости задач устойчивого развития. Тем не менее, используемый метод должен обеспечивать на выходе достоверные результаты и предусматривать установление и применение критериев оценивания.

В процессе получения информации, касающейся важных задач устойчивого развития, организация должна учитывать необходимость сохранения данных для статистических целей, а также рассматривать способы ее использования для развития и реализации ее системы менеджмента событий в целях устойчивого развития.

А.3.5.2 Правовые и иные требования

Организации следует определить правовые требования, применимые к задачам устойчивого развития, с которыми она сталкивается.

К ним могут относиться:

a) национальные и международные правовые требования;

b) правовые требования региональных органов власти;

c) правовые требования, устанавливаемые органами местного управления.

Примеры других источников требований, которые могут быть приняты организацией:

1) соглашения с государственными органами;

2) соглашения с заказчиками;

3) ненормативные директивы;

4) принципы добровольности или своды правил;

5) добровольные обязательства об экологической маркировке или управлении качеством продукции;

6) требования профессиональных ассоциаций;

7) соглашения с группами общественности или неправительственными организациями;

8) публичные обязательства организации или ее организации-учредителя;

9) внутрикорпоративные/внутрифирменные требования.

Определение воздействия правовых и иных требований на задачи устойчивого развития организации обычно осуществляется в процессе идентификации этих требований. По этой причине использование отдельной или дополнительной процедуры для осуществления такого определения может быть нецелесообразным.

А.3.5.3 Идентификация и привлечение причастных сторон

Привлечение причастных сторон проводится для улучшения понимания экономических, социальных и экологических последствий деятельности в рамках события. К ним относятся виды деятельности, связанные с полным жизненным циклом событий, а также непрямые воздействия, например, связанные с цепью поставок.

Дальнейшее руководство в отношении определения и привлечения причастных сторон представлено в стандарте BS 8900.

А.3.5.4 Цели, задачи и планы

С практической точки зрения, усилия, необходимые для менеджмента устойчивого развития, должны быть сопоставимы с характером и значимостью выявленных задач.

Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, разумными и ограниченными по времени. При постановке целей организация должна учитывать все возможные методы решения задач. Также должно приниматься во внимание использование новых и/или инновационных технологий (например, компостирование пищевых отходов по месту или привлечение причастной стороны, использующей новые сетевые инструменты). Кроме этого, следует учитывать такие аспекты, как будущее использование новых площадок/оборудования.

Организация должна устанавливать более требовательные задачи к исполнению для тех целей, в отношении которых она обладает большими возможностями воздействия.

Часто для принятия решения существует несколько вариантов подходов, которые представляют собой альтернативные планы. Окончательный план представляет собой подход, который принимается для осуществления события.

Иногда бывает невозможно достичь всех поставленных задач, поэтому план может представлять собой оптимальный набор целей/задач. Например, одно место проведения может быть более подходящим в сравнении с другими благодаря наличию средств обслуживания (например, доступ для лиц с ограниченной дееспособностью), а другое может иметь лучшую транспортную развязку. Таким образом, решение о том, какое место проведения использовать, можно принять исходя из возможностей решения возникающих задач в последующие годы.

Если это применимо, задачи следует измерять с помощью КПЭ. Ниже представлены примеры КПЭ:

Задачи отражают минимальный приемлемый уровень эффективности, который должен быть указан для каждого из основных показателей эффективности.

Следует отметить, что требование о соблюдении одинакового уровня эффективности для всех целей не предусматривается. Ввиду многообразия событий становится невозможным проведение сравнительного анализа всех событий.

А.3.6 Оценка эффективности исходя из принципов устойчивого развития

Подход к оценке эффективности исходя из принципов устойчивого развития может быть основан на матрице зрелости либо может быть разработан организацией (см. п.А.3.9).

Матрица зрелости может помочь в определении качества используемых систем для выявления задач и постановки целей.

А.3.7 Реализация

А.3.7.1 Общая информация

Если это применимо, системы менеджмента событий в целях устойчивого развития, разработанные для одного события, могут изменяться, адаптироваться и совершенствоваться для применения в других событиях во избежание излишних трудозатрат в начале каждого цикла события.

А.3.7.2 Роли и обязанности

Дальнейшее руководство не предусмотрено.

А.3.7.3 Операционный контроль

Дальнейшее руководство не предусмотрено.

А.3.7.4 Ресурсы

Дальнейшее руководство не предусмотрено.

А.3.7.5 Профессиональные знания и обучение

Обучение может включать следующие аспекты:

a) политику устойчивого развития, процедуры и требования;

b) значимые задачи устойчивого развития;

c) вопросы соблюдения правовых норм;

d) последствия несоблюдения политики, процедур и требований.

А.3.7.6 Управление цепью поставок

Даже если организации не проводят тендерные процедуры, тем не менее, при выборе поставщиков они должны учитывать задачи устойчивого развития.

А.3.7.7 Обмен информацией

Дальнейшее руководство по обмену экологической информацией можно найти в стандарте BS ISO 14063.

А.3.7.8 Ведение документации и учет

Документация системы менеджмента, а также вопросы, связанные с ее использованием в рамках событий, играют важную роль в демонстрации прозрачности и ответственности, а также обеспечивают возможность сторонней проверки.

Документация должна быть соразмерной и соответствовать СМ УР и связанным с ней задачам. Протоколы, электронные сообщения и прочие, менее формальные или в меньшей степени сфокусированные на СМ УР, сообщения часто обеспечивают достаточный объем документации.

Организации, которые осуществляют сбор данных о причастных сторонах, обязаны соблюдать положения Закона о защите данных 1998 г. [1].

А.3.8 Проверка и корректирующие действия

Мониторинг соблюдения требований настоящего стандарта не должен быть обременительным процессом. Например, корректирующие действия в случае неправильной поставки компонентов оборудования либо при превышении допустимого уровня шума обычно предпринимаются немедленно и не требуют соблюдения сложных формальных процедур. Однако некоторые требования и задачи требуют проведения мониторинга квалифицированными операторами и/или оценки целесообразности проведения корректирующих действий.

Если поставлены задачи, которые требуют применения инструментов для мониторинга КПЭ (например, для взвешивания массы отходов), то используемые инструменты должны поддерживаться в таком состоянии, которое позволит обеспечить адекватные данные.

Аудит СМ УР должен проводиться в рамках ее области действия. В случаях, когда для поставщиков предусматриваются требования, затрагивающие вопросы устойчивости, организация должна включить эти требования в область аудита СМ УР.

А.3.9 Анализ со стороны руководства

Организации должны регулярно отслеживать и анализировать свои достижения в области постоянного совершенствования СМ УР в отношении событий, возможностей и результатов. Чтобы помочь организациям в этом, в стандарте BS 8900 предложен примерный образец матрицы зрелости для системы устойчивого развития. Данный инструмент должен использоваться отраслевыми организациями с целью установления их уровня развития в показателях устойчивого развития по шкале от "минимального вовлечения" до "полного задействования".

Опыт, связанный с основными принципами СМ УР, такими, как всеобъемлемость, целостность, ответственное руководство и прозрачность, представлены характеристиками/критериями, которые применяются к организации на различных стадиях ее зрелости относительно устойчивого развития. Например, организация может полагать, что она в полной мере достигла всех своих целей устойчивого развития (полное задействование) по значимым задачам менеджмента, таким, как цепь поставок, посредством полного признания общности интересов и, при необходимости, оказания содействия нижним уровням.

Организации должны подготовить свою собственную матрицу зрелости или подобный инструмент управления на основании примера, представленного в таблице А.2, а также с учетом связанных с ними принципов (см. руководство в таблице А.1) и опыта. Для краткости изложения термин "матрица зрелости" означает подход.

Организации должны определить свое текущее положение в матрице зрелости в соответствии с наиболее применимыми критериями. Результатом этого процесса должно стать составление профиля зрелости. Затем особое внимание необходимо уделить областям, которые организация определила как слабые стороны или области потенциального развития.

Для отражения изменяющихся обстоятельств матрица должна постоянно обновляться. Положение организации, описанное с помощью матрицы, должно использоваться в процессе анализа и/или для демонстрации ее прогресса в устойчивом развитии для причастных сторон.

Таблица А.2 - Примерная структура матрицы зрелости устойчивого развития - руководящие указания по постоянному улучшению

Приложение В
(справочное)

Принципы, которые должны применяться в менеджменте цепи поставок

В.1 Что такое устойчивое снабжение и для чего оно необходимо?

Успешная реализация СМ УР организации зависит от целей устойчивого развития, применяемых в рамках цепи поставок. Это требует привлечения широкого ряда поставщиков, среди которых могут быть как специалисты, так и неспециалисты. В данном приложении изложена информация об устойчивых поставках.

Устойчивое снабжение - это применение принципов устойчивого развития на всех этапах цикла снабжения, в том числе

a) определение потребности в устойчивом обеспечении;

b) оценка возможных вариантов;

c) разработка проекта и спецификаций;

d) выбор поставщиков;

e) тендерная оценка;

f) управление в период после заключения договора;

g) развитие связей с поставщиками;

h) оценка эффективности.

В ходе интеграции устойчивого менеджмента в процесс снабжения должны учитываться четыре ключевые цели:

1) минимизация воздействия товаров и/или услуг (например, воздействие на здоровье, качество воздуха, образование опасных отходов);

2) минимизация потребности в ресурсах (например, посредством использования ресурсосберегающих технологий, таких как энергоэффективное оборудование, топливосберегающие транспортные средства и товары, подлежащие переработке);

3) минимизация отрицательного воздействия самой цепи поставок, в частности, влияния на социальные аспекты (например, преференции для местных и/или мелких поставщиков, которые отвечают минимальным этическим нормам, правам человека и стандартам трудоустройства);

4) гарантирование применения и соблюдения справедливых договорных условий.

В.2 Когда должны рассматриваться задачи устойчивого обеспечения?

Задачи устойчивого обеспечения должны рассматриваться на раннем этапе процесса снабжения посредством использования соответствующих критериев в спецификации для товара/услуги. Это позволяет выбирать варианты, которые отвечают спецификациям, и в то же время обеспечивают наилучшее соотношение цены и качества. Данный подход избегает потенциальных конфликтов между экологическим, социальным и экономическим аспектами, возникающими впоследствии в процессе снабжения.

В.3 Что включает в себя устойчивое снабжение?

Основные этапы организации устойчивого снабжения включают

a) определение политики устойчивого снабжения;

b) разработку тендерных спецификаций, которые включают критерии эффективности устойчивого развития;

c) участие в диалоге с поставщиками/потенциальными поставщиками;

d) оценка тендерных заявок и оценивание показателей деятельности СМ УР на этапе снабжения.

В.4 Политика устойчивого снабжения и стратегическое планирование

В организации должна быть разработана и документально оформлена политика снабжения, согласованная с политикой устойчивого развития для события в целом, которая учитывает (в контексте устойчивого обеспечения) проблемы, цели, КПЭ и задачи, определенные для события в целом. Политика устойчивого снабжения должна:

a) определять область действия (т.е. пределы) устойчивого обеспечения, например, экономические, социальные, экологические и природные ресурсы; подход к определению жизненного цикла, основные темы событий и т.д.;

b) назначать необходимый уровень эффективности, например, соответствие основным правовым требованиям, или расширять его до уровня, выходящего за пределы передового опыта, включая внедрение показателей устойчивости в стратегии поставщика;

c) определить подход/критерии для оценки поставщиков на этапе тендерной оценки;

d) оценивать последовательность и согласованность требований к поставщикам с ожиданиями самой организации.

В.5 Методы оценки и менеджмент задач устойчивого развития в области снабжения

При определении подхода к оценке/менеджменту поставщиками и потенциальными поставщиками должны учитываться следующие аспекты:

a) степень значимости товаров/услуг поставщика для закупочной организации;

b) уровень затрат с учетом величины поставщика, с целью определить степень влияния, которое может быть оказано;

c) важные задачи, связанные с социальными, экономическими, экологическими и природными ресурсами и связанными с ними рисками, касающимися товара/услуги;

d) классификация поставщиков по отраслям, типам товаров или услуг в целях разработки подходящих средств для коммуникации/привлечения.

Организация должна выбрать из соответствующих подходов, инструментов и методов такие, которые позволят провести оценку и управлять устойчивым снабжением. К ним относятся

1) системы взвешивания/оценки - методы количественной и качественной оценки преимуществ предложенных решений по КПЭ;

2) оценка жизненного цикла и расчет затрат для всего жизненного цикла: фактическое воздействие товаров и/или услуг на основании "пожизненного" подхода, т.е. холистического подхода, который оценивает экологические и потенциальные воздействия, связанные с производством, использованием и утилизацией товара;

3) экологическая иерархия закупок - "пересмотр, уничтожение, уменьшение, повторное использование, переработка, утилизация", подход, предусматривающий минимизацию воздействия природных ресурсов, который подобен иерархии удаления отходов;

4) деловая этика поставщика - может применяться подрядными организациями как гарантия того, что их поставщики соответствуют социоэтическим требованиям, предъявляемым к системе устойчивого снабжения, а также экологическим аспектам;

5) передовой опыт в отрасли - стандарты менеджмента устойчивого развития для конкретных отраслей промышленности, установленные в отрасли и отражающие отраслевую оценку соответствующих уровней эффективности;

6) максимальная отдача от расходов - используя определение, данное правительством Великобритании, это оптимальная комбинация затрат и выгод за весь период жизненного цикла, которая отвечает требованиям заказчика. Данный подход позволяет учитывать показатели устойчивого развития и качества при рассмотрении вариантов оказания услуг.

В.6 Развитие диалога с поставщиками

Существуют два основных подхода, которые могут быть использованы для установления целей устойчивого развития для поставщиков: "командно-административный" и "партнерский".

Этот подход предполагает тесное управление и регулирование поставщиков и включает в себя использование контракта, который включает в себя стандарты и контрольные списки, соблюдения которых организации могут требовать от поставщиков.

"Командно-административный" подход. Данный подход предполагает строгое управление и регулирование поставщиками и характеризуется наличием договора, который включает стандарты и контрольные перечни, соблюдения которых организации могут требовать от своих поставщиков. И хотя такой подход может быть вполне эффективным, однако для него характерно отсутствие гибкости, поскольку поставщики действуют в строгом соответствии с требованиями вместо того, чтобы быть проактивно задействованными в достижении целей устойчивого развития. Иногда это приводит к тому, что поставщики демонстрируют лишь формальную деятельность, предпринимая минимальные меры для соответствия требуемым стандартам.

"Партнерский" подход. Данный подход направлен на установление тесных связей с поставщиками и подразумевает использование влияния, информации и знаний с целью гарантировать, что и поставщик, и организация совместно работают для достижения общих целей. В долгосрочной перспективе "партнерский" подход показывает большую эффективность в сравнении с "командно-административным", однако он требует больше усилий и инвестиций. Например, если организация испытывает постоянную потребность в определенных товарах и услугах, вполне вероятно, что "партнерский" подход окажется наиболее эффективным и целесообразным.

Организации также могут применять комбинацию обоих вышеописанных подходов.

В.7 Оценка тендерных заявок

Тендерные заявки должны оцениваться с использованием ранее описанных критериев и методов оценки. После выбора предпочтительного поставщика подрядная организация должна включить информацию относительно устойчивого развития, изложенную в тендерных заявках поставщика, в условия договора. Для выявления случаев несоответствия (т.е. случаев, когда поставщики не смогли достичь необходимого уровня эффективности), а также в целях информационного обеспечения дальнейших анализов эффективности, данные должны быть достаточными.

В.8 Устойчивое снабжение: мониторинг и отчетность

Если это выполнимо, должен осуществляться контроль реализации стратегии на всех ее этапах с использованием соответствующих КПЭ и контрольных показателей. Данные, собранные в ходе мониторинга, должны оцениваться и доводиться до сведения соответствующих сторон. Результаты должны оформляться документально и включаться в процесс анализа для определения способов улучшения в будущей деятельности.

Приложение ДА
(справочное)

Сведения о соответствии ссылочных британских стандартов, указанных в библиографии настоящего стандарта, национальным стандартам

Таблица ДА.1

Библиография

Электронный текст документа

и сверен по:

, 2020